Mis à jour le 04 janvier 2017 par Philippe Bernis

La diminution des marges commerciales et les retards de paiement dégradent la trésorerie des entreprises et menacent leur équilibre financier. Recouvrer ses créances dans les délais et sécuriser ses actifs par des moyens internes ou externes, avant même de conquérir de nouveaux marchés, est devenu une priorité forte des entreprises.

Quel processus mettre en place pour améliorer sa trésorerie et gagner en efficacité ? Direct Recouvrement répond à cet enjeu fort.

Suivre son encours clients

Une entreprise peut-elle se priver de suivre ses encours clients et s’affranchir de relancer ses factures ? Le cash est le nerf de la guerre. Piloter son entreprise sans relancer ses factures, c’est se priver d’une source de financement (1), risquer la cessation de paiement (2), et transmettre une image de négligence à ses clients/partenaires (3). La nécessité de relancer au jour le jour ses factures est donc fondamentale, pour au moins ces 3 raisons :

1-  Intérêt financier : Pour croître l’entreprise a besoin de financement. A l’heure où les crédits bancaires se raréfient, diminuer les délais d’encaissement est la source de financement la plus rapide et la moins onéreuse pour l’entreprise. Un retard moyen d’1 mois sur les encaissements pour un CA annuel de 1000 keuros, c’est 100 Keuros de cash en moins !

2- Intérêt juridique : Une défaillance d'entreprise sur 4 est due au retard de paiement. Relancer en temps et en heure ses factures, c’est rappeler aux débiteurs leur obligation de paiement et diminuer significativement le risque d’impayé. Or, un impayé de 5 keuros sur une vente dont la marge est de 10%, nécessite un CA sup de 50 keuros pour compenser cette perte !

3-  Intérêt commercial : Suivre son encours clients, et relancer ses factures aux échéances, c’est aussi adresser un message de rigueur à ses partenaires. Le suivi des encaissements renvoie une image d’exigence. Par ailleurs, la relance des factures est également un bon moyen de sonder les clients sur leur satisfaction, voire entamer déjà la discussion sur une prochaine collaboration.

Gérer les encours clients avec rigueur, c’est vitaminer la trésorerie, sécuriser les actifs et booster la croissance de l’entreprise.

Externaliser le recouvrement : qui est concerné ?

Quelle organisation de la comptabilité clients adopter au sein de son entreprise pour gagner en efficacité ? Faut-il allouer des ressources en interne ou externaliser la relance clients ?

TPE et PME : Plus flexibles, ces entreprises choisiront généralement l’externalisation de la relance clients. Elle permet en outre de palier rapidement à la défaillance en interne du recouvrement voire combler son absence avec des gains en trésorerie immédiats. Par ailleurs, les contrats souples d'externalisation permettent la plupart du temps d'ajuster cette charge à l'activité de l'entreprise.

ETI et Grandes Entreprises : Les grands comptes sont, quant à eux, généralement dotés d'une comptabilité clients structurée voire d'un service recouvrement. Des opérations « coups de poing » lancées par un cabinet de recouvrement de créances peuvent néanmoins s'avérer efficace afin de récupérer un maximum de liquidité en un minimum de temps. Ces prestations deviennent alors complémentaires des relances quotidiennes réalisées par l’entreprise. Très appréciées des directeurs financiers, ces opérations ponctuelles de grandes envergures, avant une clôture fiscale notamment, améliorent significativement les ratios financiers tels que le cash-flow ou le BFR.

Méthodologie : les prérequis pour bien externaliser le recouvrement

Externaliser la relance du poste clients est une décision importante, que l’entreprise doit prendre avec la plus grande attention. La base clients est son bien le plus précieux. La confier à un prestataire nécessite une coopération forte. Le professionnalisme du cabinet sera donc déterminant dans le choix final de l’entreprise.

Le cabinet de recouvrement de créances doit être une force de proposition et adapter sa prestation à la situation de l’entreprise : relances écrites et/ou téléphoniques, niveau des relances (rappel d’échéance, mise en demeure, calcul des pénalités de retard…), relance sous l’entité du cabinet ou de l’entreprise, ... Toutes ces questions doivent être soulevées en amont !

D’autre part, il faut prévoir la transmission de l’information. Les retours clients sur d’éventuelles contestations ou promesses de paiement reçues par le sous-traitant doivent être formalisés, tout comme les règlements reçus directement par l’entreprise. Le succès de l’opération en dépend ! Les tableaux de bord et reporting permettent de gagner en efficacité.

Avantages et inconvénients

Il existe bien un inconvénient à l’externalisation du recouvrement de créances. Comme toute sous-traitance, l’absence de maîtrise dans la prestation peut être vécue comme un handicap. L’encaissement de la facture est une étape à part entière de la transaction commerciale avec son client. Elles closent la relation contractuelle. Confier la relance de ses factures à un prestataire extérieur c’est se priver de cette dernière étape. Pour pallier à cet inconvénient, le professionnalisme du sous-traitant sera déterminant.

Les avantages sont quant à eux multiples :

- Externaliser le recouvrement de créances, c’est avant tout se doter rapidement d’un service opérationnel dédié. Pour les entreprises qui n’ont ni le temps, ni les effectifs, c’est sans aucun doute une solution efficace. Les gains en trésorerie sont immédiats.

- Le tarif forfaitaire, généralement proposé par ces prestataires en recouvrement de créances, permet d’intégrer le coût de l’opération très précisément, contrairement aux honoraires sur résultats appliqués sur certains dossiers d’impayés.  Le coût de la prestation est dans la plupart des cas un forfait indexé sur le nombre de relances à effectuer. Parfaitement corrélée à l’activité de l’entreprise, cette charge s’intègre ainsi facilement aux prévisions.

- La connaissance des règles en droit des affaires et l’expérience minimisent le risque d'impayés. Les clients de "mauvaise foi" cèderont d'autant plus rapidement que leur fournisseur professionnalise ses relances.

- L'externalisation des relances permet à l'entreprise de se recentrer sur son cœur de métier et de véhiculer une image de rigueur auprès de ses partenaires.

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A l’heure où les équilibres financiers des entreprises se fragilisent, où les contraintes de cash apparaissent vitales, la relance des factures par un véritable professionnel est de plus en plus recherchée. La bataille que se livrent les cabinets de recouvrement de créances pour s’accaparer ce « nouveau » marché doit bénéficier aux entreprises. Encore faut-il trouver le bon partenaire dans cette multitude d’offres…

Philippe Bernis (Direct Recouvrement)

 

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