Objet de la créance : Facture impayée par une agence de communication (mandat payeur) d'un contrat souscrit par un annonceur
Montant : 2.5 K€
Résumé de la situation
Un créancier nous confie un dossier concernant une facture impayée liée à une prestation de publicité (affichage rural) réalisée pour son client. Cependant, cette situation présente une particularité : bien que le débiteur soit clairement identifié comme destinataire de la facture (annonceur), un mandataire payeur (une agence de communication) est mentionné pour effectuer le règlement.
Le dossier nous est confié compte tenu de l'absence de réponses aux demandes de paiement du créancier.
Les défis rencontrés
Dès le début, la gestion de ce dossier s'est avérée complexe, car :
- Relances infructueuses : Pendant plusieurs semaines, nous avons effectué des relances régulières auprès du mandataire payeur (agence de communication) et l'annonceur
- Blocage avec le mandataire payeur : L'agence de communication, désignée comme mandataire payeur, a indiqué qu'elle ne pouvait pas procéder au règlement faute de réception des bons de commande validés par l'annonceur (son client).
- Communication difficile : L'annonceur étant une grande entreprise, nous n’avons pas réussi à identifier un interlocuteur clair et responsable au sein de son organisation.
- Cercle vicieux : L'annonceur et l’agence de communication se renvoyaient mutuellement la responsabilité, ce qui a entraîné une situation de blocage prolongée.
La stratégie adoptée
Pour débloquer cette situation, nous avons adopté une stratégie d'intervention coordonnée :
- Multiplier les points de contact : Nous avons intensifié les relances simultanément auprès de l'annonceur et de l'agence de communication pour maintenir une pression constante.
- Mettre en évidence l'urgence : Un courrier ainsi qu’un mail ferme et explicite a été envoyé pour alerter les deux parties de l'impasse, tout en insistant sur la nécessité d'une solution immédiate.
- Coordonner les échanges : Nous avons pris l’initiative de mettre en relation directe les services comptables des deux parties afin de clarifier les attentes et d'accélérer la transmission des documents nécessaires.
- Suivi rigoureux : Un suivi hebdomadaire a été instauré pour vérifier l’avancement des étapes de règlement.
Résultat final
Malgré les difficultés rencontrées, nous avons réussi à encaisser le paiement au bout de cinq semaines d'efforts soutenus. Cette victoire est le résultat d'une gestion proactive, d'une communication adaptée et d'une persévérance face aux obstacles.
Leçons à retenir
- Clarification des responsabilités : Lorsqu'un mandataire payeur est impliqué, il est essentiel d'obtenir dès le départ une validation claire des rôles et des étapes de paiement.
- Multiplication des interlocuteurs : Identifier les bons contacts au sein des organisations concernées peut éviter les retards.
- Communication transparente : Informer toutes les parties impliquées des conséquences d'un retard peut être un levier pour accélérer les décisions.
Cette étude de cas illustre l'importance d'une approche adaptée et rigoureuse pour surmonter les situations de blocage et garantir le recouvrement des créances.