Véritable partenaire du créancier, le cabinet de recouvrement travaille dans le prolongement des actions de relances déjà entreprises. Comment lui donner le "go"? Quelles pièces lui transmettre? Comment assurer une intervention réactive et efficace ?
La collaboration idéale entre un créancier et son cabinet de recouvrement ne cause aucune rupture dans les habitudes de relance et la culture commerciale du créancier. Transparence et réactivité sont les piliers d'un résultat d'encaissement et ce, dans le parfait respect du débiteur.
Une facture et c'est parti !
Pour le créancier, déclencher l'intervention du cabinet n'est pas plus compliqué que de lui transmettre la facture en souffrance.
En effet, la première obligation du cabinet de recouvrement : adresser une lettre au débiteur qui contient le fondement de la créance (art R 124-4 du code de procédure civile d’exécution). Ce qui revient à un courrier contenant des informations qui figurent toutes sur la facture - numéro de facture, date, montant, coordonnées du créancier et du débiteur.
Les justificatifs type bon de commande, échanges de courriers et d'e-mails, rapport d'intervention ne rentrent en scène que dans un deuxième temps, si le débiteur conteste la facture. Dans ce cas, charge au cabinet de revenir vers le créancier pour récupérer les pièces, et au créancier de répondre sans attendre!
Un cabinet peut être sollicité pour une seule facture. Si plusieurs factures sont en jeu, un simple extrait du compte est suffisant; il doit par contre bien indiquer les coordonnées postales du débiteur.
Le plus simple : un interlocuteur unique
En général, seuls des documents administratifs sont nécessaires pour entamer des actions de recouvrement (facture, état comptable, bon de commande). Inutile, donc, de mettre le cabinet de recouvrement en contact avec le responsable financier ou tout autre directeur. Le comptable clients missionné par sa hiérarchie saura très bien transmettre les dossiers au cabinet.
Quel que soit le profil dédié dans l’entreprise pour effectuer le lien, il est néanmoins important qu’il soit clairement identifié par le cabinet. Un seul et unique interlocuteur permet de gagner en efficacité sur la transmission d’information. La réactivité est essentielle !
La fluidité à double sens
L'échange rapide d'informations se joue à double sens. Ainsi, le cabinet doit immédiatement remonter tout résultat au créancier, qu'ils 'agisse d'un acompte perçu par le cabinet ou d'une réaction épidermique du débiteur. Cette communication rapide est capitale pour garder de la crédibilité et du sérieux dans les relances.
En résumé : simplicité et rapidité de l’information sont les deux moteurs d’une externalisation efficace du recouvrement.
Philippe Bernis (Direct Recouvrement)