Le Conseil des ministres du 15 septembre dernier rappelle le principe de la généralisation de la facturation électronique dans les transactions domestiques entre assujettis (B2B entreprises françaises), et la transmission de données pour le B2B international, B2C et les informations liées au paiement. Architecture, plateformes immatriculées, formats de factures, mentions obligatoires… ces modalités sont appelées à se déployer entre 2024 et 2026 en fonction de la taille des entreprises.
- 01/07/2024 : obligation de réception pour toutes les entreprises
- 01/01/2026 : obligation d’émission pour toutes les entreprises
Les relations inter-entreprises vont être bouleversées en profondeur. Pour bien comprendre l’impact de la facturation électronique sur les transactions commerciales, précisons les grandes lignes de la réforme.
Les nouveaux formats des factures
3 normes de factures ont été retenues par la réforme :
- Factures structurées: les informations sont décrites dans une syntaxe connue (fichier XML) et transmise via EDI. Ce sont ces données structurées qui se transmettent entre les différents acteurs (Portail public de facturation ou PPF et Plateforme de dématérialisation privée ou PDP). La possibilité néanmoins de joindre une image pour rendre lisible la facture a été retenue !
- Factures non structurées (généralement un pdf ou un jpeg) : les informations ne sont pas manipulables, ni exploitables. Elles nécessitent au préalable un système de reconnaissance de caractères (OCR) afin de transposer les données de la facture en informations structurées
- Factures mixtes (Factur-X) : A l’intérieur d’une enveloppe pdf, des flux de données structurées exploitables sont extraites et transmises.
Une facture au format actuel (papier, pdf, jpeg) ne sera plus considérée comme une facture en tant que telle. Si rien n’empêche l'émission d'une facture papier, elle ne le sera qu’à titre d’information. Pour qu’elles soient valables (enregistrées, validées et payées) les factures devront transiter par une plateforme qui se chargera de la dématérialiser et de la mettre à la disposition de l’acheteur (client).
Architecture en Y : Plateformes de dématérialisation privées et Portail public de facturation
Les Factures seront, au choix de l’entreprise, saisies directement sur un unique Portail public (PPF) ou pourront être traitées par des acteurs privés appelés Plateformes de dématérialisation partenaires (PDP).
Ces PDP, probablement quelques dizaines tout au plus, seront toutes connectées au Portail public PPF selon un schéma en forme de Y, et transmettrons les données de facturation (Nom, TVA, montant ht…) à l’administration par l’intermédiaire de la PPF, assurant ainsi l’objectif premier de la réforme, combattre la fraude à la TVA et connaître en temps réel l’activité des entreprises.
Mentions obligatoires inchangées
Les dispositions de l’article L 441-9 du Code de commerce seront inchangées. L’obligation d’émettre une facture à la livraison, comportant un ensemble de mentions légales (nom, montant ht, TVA…) restera la norme. De nouvelles mentions obligatoires devraient rapidement apparaitre (n° SIREN, adresse de livraison, nature de l’opération entre biens, services ou mixte,…)
Quant aux conditions de paiement prévues dans l’art L 441-10 du CC (délai, taux d’intérêt…), elles restent également inchangées :
- Délai de paiement fixé à 30 j par défaut
- Pénalités de retard dues de plein droit en cas de dépassement
Cycle de vie et traitement d’une facture électronique
Le principe fort de la réforme, au-delà du nouveau format, est celui de la vision partagée du traitement des factures pour l’ensemble des acteurs (fournisseurs, clients, administration), à savoir :
- Administration : recueillir en temps réel les données obligatoires des entreprises (TVA notamment)
- Fournisseur : visualiser le statut de sa facture (réceptionnée, rejetée, validée, …)
- Client : communiquer avec son fournisseur et réclamer des compléments d’information (rapport d’intervention, …)
Suivre le cycle de vie d’une facture sur le PPF ou le PDP deviendra la norme, avec des statuts explicites qui seront obligatoires, recommandés ou libres.
Ce principe de partage d’informations devrait fluidifier le traitement des factures. Impossible pour un acheteur de laisser un statut « Mise à disposition » indéfiniment et sans explications… Charge à l’acheteur de l’approuver ou de la refuser !
Les délais de règlement devraient ensuite mécaniquement se réduire, d’autant plus si l’administration a connaissance du statut des factures. Attention aux sanctions administratives pour les entreprises qui approuveraient des factures mais qui ne les règleraient pas dans les délais ?
Cas d’usage d’un cabinet de recouvrement
De nombreux cas d’usage ont été étudiés afin que chaque situation soit prise en compte dans la réforme de la facture électronique (facture déjà payée, facture d’acompte, facture avec escompte…)
Le cas d’usage d'un cabinet de recouvrement de créances mandaté par un fournisseur a bien été évoqué. Et les spécificités de ce cycle de vie ou process associé quand un des clients de notre cabinet nous mandatera, sera désormais le suivant.
La réforme permettra davantage de transparence dans les relations commerciales. Les cabinets de recouvrement peuvent en tirer profit si elles arrivent à l’anticiper et à se l’approprier. Elles pourraient par exemple jouer, en amont, un rôle de prévention contre le risque d’impayé ?
De nombreuses questions restent bien évidemment en suspens. Quid du contentieux par exemple ? A partir du moment où les actions de recouvrement n’aboutissent pas, y aura-t-il un statut spécifique pour le contentieux ?
Pour tout savoir sur cette réforme et rester en veille : impots.gouv.fr/portail/specifications-externes-b2b
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- Article créé le 07 juin 2022 - Philippe Bernis
Philippe Bernis (Direct Recouvrement)
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